Contacteer ons om uw bestaande Mediring/Hector installatie om te schakelen, zodat u via EyeFile de eHealthBox berichten rechtreeks kan inladen.

Via EyeFile kan je elektronische brieven versturen/ontvangen via de eHealthBox. Via dit systeem is het mogelijk om digitale brieven en bijlages naar andere zorgverleners te sturen (bv. een consultatieverslag).

Wat heeft u nodig:

• Een geldig eHealth certificaat, ingesteld in EyeFile.
• De bestemmelingen van de digitale brieven moet toegevoegd zijn als extern contact in EyeFile, met een geldig Riziv nummer.

De eHealthBox berichten worden op de achtergrond ontvangen in EyeFile en automatisch toegevoegd aan de patiëntendossiers (de berichten worden initieel gemarkeerd als ‘ongelezen’). De eHealthBox berichten zijn altijd te vinden in het EyeFile dossier van de patiënt, via de knop ‘Toon correspondentie’.

Overzicht

Je kan de lijst van de eHealthBox en ongelezen berichten bekijken via:

1. De knop ‘Toon ongelezen documenten’ (1) bij het openen van EyeFile. Door op de kolomtitels te klikken worden de berichten gesorteerd.
2. De getoonde berichten in het overzicht kan je filteren met de opties bij (2).
3. Met deze knop (3) kan je het EyeFile dossier openen van de patiënt in het geselecteerde bericht.
4. Er verschijnt automatisch een preview van het bericht aan de rechterkant. Eventueel kan je het geselecteerde bericht extern openen door op de lijn te dubbelklikken, of met de knop (4). Het is mogelijk om een bericht te verwijderen via de knop met het ‘vuilbak’ icoontje.

De berichten staan altijd automatisch in het dossier van de gekoppelde patiënt.

Om het bericht niet meer te tonen in deze lijst,
ken je met de knoppen onderaan een bericht markeren als ‘gelezen’ of ‘ongelezen’ (of de omschrijving/type wijzigen). Dan staat het bericht zo gemarkeerd in het dossier van de patiënt.

De eHealthBox brieven worden automatisch aan de juiste patiënt gekoppeld wanneer het rijksregisternummer gekend is in EyeFile. Bij het openen van een patiëntdossier zijn er volgende indicaties als er ongelezen brieven zijn toegekomen:

Bij het openen van het dossier, verschijnt rechtsboven even een oranje kader die toont hoeveel ongelezen berichten er zijn.

In de linkerkolom van het patiëntdossier staat deze link in het oranje om aan te geven dat er ongelezen berichten zijn. Als je hierop klikt opent het overzicht van de brieven zoals hierboven, maar enkel met de brieven voor deze patiënt, aangevuld met brieven die niet automatisch aan een patiënt gekoppeld konden worden.

Bij het gebruik van de eHealthBox verdienen onderstaande punten uw aandacht:

Controle van de brieven

Indien een elektronische brief niet kan verstuurd worden, heeft dit meestal volgende oorzaak:

• De bestemmeling van de brief heeft zelf geen geldig eHealth certificaat en is niet aangesloten op het eHealthBox systeem.
• De bestemmeling van de brief werkt in een ziekenhuis, in dat geval moet je aanduiden in EyeFile dat dit contact een ziekenhuis arts is, en het juiste ziekenhuis selecteren. Het Riziv nummer van deze contactpersoon zal dan automatisch veranderen naar het juiste formaat, geschikt voor ziekenhuis artsen.

Brieven die niet verzonden zijn, kunnen op een later tijdstip gecontroleerd worden en eventueel opnieuw verstuurd worden met een gewijzigd Riziv nummer voor de bestemmeling:

1. Selecteer deze knop (1) om de niet-verzonden brieven te tonen.
   
2. Selecteer een brief en dan knop (2) om de bestemmeling te controleren en eventueel opnieuw te versturen met een gewijzigd Riziv nummer.

De bestemmeling van de brief wordt bereikt via het RIZIV/INAMI nummer dat ingegeven is in EyeFile.

Daarom is het belangrijk om bij het ingeven van een extern contact in EyeFile, ook het RIZIV nummer goed in te vullen. Je kan eventueel opzoeken of een dokter elektronische post via eHealthBox kan ontvangen, via deze website.

Als het inladen van de eHealthBox lang duurt op uw PC, is dit omdat er veel berichten zijn die niet aan een patiënt gekoppeld konden worden. Je kan dan best eens door de lijst van berichten gaan en een patiënt zoveel mogelijk zelf toevoegen aan een bericht. Andere berichten kan je dan best verwijderen of ergens anders exporteren, zodat ze het inladen van de lijst niet meer vertragen.

De verzonden brieven

In het overzicht van de correspondentie van een patiënt kan je zien welke (elektronische) brieven er eerder verzonden zijn. Brieven verzonden via eHealthBox staan vermeld met type ‘eHealthBox’ en richting ‘OUT’. Je kan deze brieven eventueel filteren met de knop (1).

In de kolom ‘Ongelezen’ staat een indicatie bij brieven die nieuw binnengekomen zijn via de eHealthBox, maar nog niet gemarkeerd zijn als ‘gelezen’.

Brieven van onbekende patiënten

De eHealthBox berichten worden op de achtergrond ontvangen in EyeFile en toegevoegd aan de patiëntendossiers. Indien een bericht wordt ontvangen dat niet automatisch gekoppeld kan worden aan een dossier, wil dit zeggen dat er geen patiënt is gekoppeld aan het bericht, of dat de patiënt uit het bericht niet gekend is in de EyeFile database. In dat geval kan u manueel het bericht verder verwerken en eventueel zelf koppelen aan een dossier.

1. Een bericht met onbekende patiënt heeft geen naam ingevuld in de kolom ‘Patiënt’
   
2. Met deze knop (2) kan je eventueel filteren en enkel de berichten tonen met een onbekende patiënt.
   
3. Met deze knop (3) kan je zelf een patiënt kiezen om te koppelen aan dit bericht.