Deze functie zal beschikbaar zijn in een volgende release van EyeFile. Contacteer ons voor meer info.
EyeFile ondersteunt de online agenda van Progenda (https://www.progenda.be).
De digitale agenda van Progenda kan gebruikt worden om patiënten online afspraken te laten boeken via uw website, afspraak herinnering via sms/email sturen, en vele andere functies. Een volledig overzicht vindt u op de website.
Bij het gebruik van Progenda zijn volgende zaken geïntegreerd met EyeFile:
- Patiënten die je in EyeFile aanmaakt of opent, worden ook automatisch naar Progenda gesynchroniseerd, zodat ze geselecteerd kunnen worden voor het boeken van een afspraak.
- Bij het klikken op een afspraak in de Progenda, word het dossier van de patiënt in EyeFile opgezocht en geopend.
Een patiënt opzoeken in Progenda
Er zijn verschillende manieren om vanuit EyeFile de Progenda kalender te openen:
Bij het openen van de patiënt kan je via de knop ‘Zoek / maak afspraak’ in EyeFile (in de linkerkolom) de patiënt opzoeken in de online kalender. Op deze manier kan je in Progenda een nieuwe afspraak maken, of de bestaande afspraken opzoeken.
Via de menubalk bovenaan in EyeFile kan je via de knop ‘Agenda’ de online kalender openen. Dit lukt ook via de sneltoets Alt+A.
Als alternatief kan je ook via het kalender icoontje bovenaan de wachtzaal in EyeFile, de online agenda op vandaag openen.
Om een dossier te openen in EyeFile:
Eens Progenda geopend is op bovenstaande manier, kan je klikken op de afspraak in Progenda om de details van de afspraak te zien.
Dan klikken op de link met dit icoontje om het dossier van deze patiënt op te zoeken in EyeFile.
Als de afspraak in Progenda open staat, kan je ook hier klikken.
Het is mogelijk om het venster van de agenda automatisch te minimaliseren, zodat er geen overlap is met EyeFile.
Nieuwe afspraak ingeven:
Als het dossier open staat in Eyefile, kan je hier klikken om een nieuwe afspraak in te geven voor de patiënt. De gegevens van de patiënt zullen dan al op voorhand ingevuld zijn bij maken van de nieuwe afpsraak.
Bij het invullen van een nieuwe afspraak in Progenda, kan je zelf de naam opzoeken via vak (1).
Je kan ook snel de naam kopiëren van de laatst geopende patiënt in EyeFile. Gebruik hiervoor het knopje rechts onderaan de agenda. (Progenda moet hiervoor geopend zijn vanuit EyeFile zelf).
Automatisch opzoeken van de Progenda afspraak in EyeFile
EyeFile kan automatisch de patiënt uit de online afspraak opzoeken en openen. Bij een klik op de link in de Progenda afspraak zal volgende melding verschijnen in EyeFile:
Plaats in wachtzaal: de wachtzaal van de dokter uit de online afspraak wordt vooraf geselecteerd. De status tekst in de wachtzaal wordt vooraf ingevuld met de info uit de online afspraak.
Maak nieuwe consultatie: een nieuwe consultatie wordt aangemaakt op naam van de dokter uit de online afspraak. Eventueel wordt de status tekst in de wachtzaal ook ingevuld met de info uit de online afspraak.
Als de patiënt uit de afspraak niet werd gevonden in EyeFile, dan verschijnt deze melding niet.
Het is niet altijd mogelijk om de online afspraak direct te koppelen aan een bestaande patiënt in EyeFile (bv. nieuwe patiënten die online een afspraak boeken, bestaan meestal nog niet in EyeFile, of de spelling van de naam in Eyefile en in de online afspraak komt niet overeen). In dit geval zal EyeFile een melding tonen en kan je zelf bevestigen of de gevonden patiënt overeenkomt met de afspraak:
Als er een nieuwe consultatie wordt aangemaakt voor deze patiënt, komt er ook een duimje bij de afspraak in de Progenda kalender.
Via het ‘Status’ veld kan je de afspraak in de agenda markeren als ‘Gezien’ of ‘No show’. Dan komt er bijvoorbeeld een extra indicatie naast de afspraak te staan in Progenda.
Een werklijst inladen vanuit Progenda
Met de werklijst kan je de alle patiënten die vandaag op de agenda staan al tonen in EyeFile, in een extra venster. De werklijst kan je openen met de sneltoets: Ctrl+Alt+W, of met knop (1) in de wachtzaal.
Vervolgens kan je knop (2) gebruiken: De afspraken van vandaag inladen uit Progenda. Je krijgt de keuze om dit per dokter/agenda te doen.
Eens de werklijst is ingevuld, kan je per patiënt in deze lijst volgende acties doen:
- De patiënt opzoeken in EyeFile (dubbelklik op een patiënt in de werklijst)
- De patiënt zelf al in de wachtzaal zetten in EyeFile (via rechtermuisknop op een patiënt in de werklijst)
- Het dossier van de patiënt openen of meteen een nieuwe consultatie aanmaken in EyeFile (via rechtermuisknop op een patiënt in de werklijst)
Via het kleine knopje onderaan, zijn er enkele extra mogelijkheden:
- Export Excel: de agenda uit Progenda van een bepaalde dag exporteren naar Excel. (Eventueel kan je vanuit Excel dan afdrukken).
- Open Progenda agenda: de agenda apart openen.
- Automatisch de patiënt verwijderen uit de werklijst, als deze al in de wachtzaal staat in EyeFile.
Technische koppeling van Progenda met EyeFile
Contacteer ons om de synchronisatie tussen Progenda en EyeFile goed in te stellen.
Nadat uw registratie bij Progenda compleet is, kan je de agenda koppelen met EyeFile, maar je moet een token aanmaken om EyeFile en Progenda te linken:
Inloggen in Progenda (met login van de beheerder van de agenda) via https://progenda.be/admin
Rechtsboven: Instellingen
Dan ‘Synchronisatie’ kiezen om een nieuwe agenda te synchroniseren.
Je kan dan zelf een token aanmaken, geef deze bv. de naam ‘EyeFile’. Deze token code moet je kopiëren om dan in te geven in EyeFile (Opgelet, je krijgt de code slechts 1 keer te zien).
De instellingen in EyeFile hiervoor kan je hier terugvinden:
- via het menu bovenaan in EyeFile: Opties -> Instellingen
- (linkerkolom) Externe Software , dan tab ‘Progenda’ kiezen bovenaan
- bij (1) het vinkje aan zetten
- bij (2) User email en wachtwoord (de login waarmee je normaal inlogt in Progenda)
- De ‘Main username’ en ’token’ die je hebt aangemaakt via bovenstaande stap in Progenda.
- De ‘Calendar ID’ kan je navragen bij de helpdesk of opzoeken met het ‘+’ knopje. Deze zijn nodig om automatisch de agenda in te laden vanuit Progenda.
Onderaan op ‘OK’ klikken en dan EyeFile even herstarten.
Als je vanuit Progenda klikt om het dossier te ‘Openen in EyeFile’, dan kan je ook automatisch het scherm van de agenda laten minimaliseren, zodat er geen overlap meer is met het EyeFile venster:
Via het menu bovenaan in EyeFile: Opties -> Instellingen
En dan zoals in onderstaande screenshot onderaan aanvinken: ‘Sluit agenda bij selecteren patiënt’
(Na aanpassing van het vinkje, EyeFile best eens herstarten).
